効率化

仕事を早く終わらせるコツ

 デジタル介護士 ぱんあた(Panda attack)です。

 あなたの職場の中にも仕事をスピーディーに終えることができる超人がひとりくらいはいると思います。

 同じ仕事をしているのにどうしてその人はそんなにもスピーディーに仕事を片付けられるのか。

 この記事を見てもらうと、その答えになるヒントがわかるかもしれません。

 今回は仕事を早く終わらせるコツについて考えていきたいと思います。

 最初に概要を以下に挙げておきます。

  •  定時から逆算して着手する予定のタスクを全て挙げておく
  •  そのタスクの優先順位をつける
  •  タスク毎に時間を設ける
  •  タスクを実行する際に必要なインプットも考慮する
  •  時間を意識してよく動く

 仕事を早く終わらせるメリット

 まず、仕事を早く終わらせると、こんないいことがあるよ、ということを挙げてみます。

  •  職場で信頼を勝ち取ることができる
  •  残業をしないので自由な時間を確保できる
  •  上司から評価され昇進の道も明るい

 職場で信頼を勝ち取ることができる

 仕事を早く終わらせることができれば、職場で信頼を勝ち取ることができます。

 ここで早さと同じくらい大切になってくるのは仕事のクオリティです。

 仕事を早く終えることができたと思っていても、後からミスが発覚したりすれば、それはただの仕事が雑な人という評価になり、職場で信頼を勝ち取ることができなくなります。

 懸念があるとすれば、仕事が早く終わった分、進捗の遅い人の仕事のサポートや、最悪の場合にその仕事を分担させられて、仕事量が増えてしまうことも考えられます。

 ただ、そのような役割も粛々とこなせば、職場での信頼をより多く勝ち取ることができます。

 職場の中には全員に一目置かれていて、その振る舞いには上司も口出しができない程の社員がいるものです。

 職場での信頼を勝ち取るということは、そのポジションに収まるということでもありますので、この懸念事項も決してデメリットばかりではないはずです。

 残業をしないので自由な時間を確保できる

 仕事を早く終わらせることができれば、当然、自由な時間が確保できるようになります。

 よくある会社の定時は17時ですが、それ以降の時間を自分のために使うことができるので、その時間で自己研鑽に努めるもよし、家族との大切な時間を過ごすのもよし、明日の仕事の準備をするのもよしです。

 自由な時間は明日のための英気を養うための時間になり、これ以上とないメリットになります。

 上司から評価され昇進の道も明るい

 仕事が早い人は上司からも大切にされます。

 なぜなら、部署の評価は上司の評価に繋がるので、部署の評価に貢献している人材は上司も大切にしたいと思うはずだからです。

 そして、上司も自分のポジションを譲る際にその人選においても責任が問われるので、仕事ができる人にそのポジションを引き継いでもらいたいと考えるのが当然です。

 したがって、上司から重要なポストを与えられる可能性も高まります。

 仕事を早く終わらせるコツ

 最初に仕事を早く終わらせるコツの概要を以下に挙げておきます。

  •  定時から逆算して着手する予定のタスクを全て挙げておく
  •  そのタスクの優先順位をつける
  •  タスク毎に時間を設ける
  •  タスクを実行する際に必要なインプットも考慮する
  •  時間を意識してよく動く

 では、順番に説明をしていきます。

 定時から逆算して着手する予定のタスクを全て挙げておく

 仕事量が多すぎて何から手をつけていいのか。。

 考える前に行動してしまって、非効率な仕事をしていませんでしょうか。

 仕事量が多くても時間は限られていますので、するべきこととしなくていいことを仕分けするべきであると思います。今日中にしなければならないことはすぐにでも着手するべきでしょうし、明日まででいいのであれば明日にまわすこともひとつの手段です。

 ひとまず、定時から逆算して着手するべきタスクのみ頭の中に入れておいて、それ以外は一旦忘れるようにしましょう。

 まずは、どの仕事をするか、どの仕事をしないかの取捨選択を間違えないように。

 そのタスクの優先順位をつける

 今日、着手する仕事が決まれば、次はそれに優先順位をつけましょう。

 優先順位は仕事の重要性も基準になるのはもちろんのことですが、その仕事に関係している人のスケジュールも確認して優先順位をつけるようにしましょう。

 たとえば、重要性はそれほど高くないけど上司に確認してもらう必要のあるタスクについて、午後から着手して15時に成果物を提出する予定にしていたとして、その上司が15時以降にずっと会議に出席予定であれば、そのタスクは少なくとも15時に提出では遅いことになります。

 したがって、タスクの優先順位はその重要性の他に関係者のスケジュールも含めて考えるようにしましょう。

 タスク毎に時間を設ける

 仕事を早く終わらせるというくらいですから、時間を意識するのは当然のことです。

 タスクごとにどのくらいかかりそうなのか、ある程度時間を設定しておきましょう。

 そして、その時間を常に意識して仕事を進めるようにしましょう。

 ただし、時間設定は余裕を持ってください。シビアな時間設定は焦りやミスのもとになります。

 タスクを実行する際に必要なインプットも考慮する

 仕事によっては事前に必要な根回しや準備物があると思います。

 会議なら資料を事前配布しておけばスムーズに進めることができるでしょうし、誰かに同行を求めるならその人のスケジュールを考慮しなくてはいけません。

 また、エンジニアなら機材の使える時間帯が決まっていたりするので、その時間も考慮して時間内に終えられるために出来ることを準備しておくべきです。

 時間を意識してよく動く

 後はその仕事ひとつひとつに集中し、時間を意識して良く動きましょう。

 別の仕事のことで不安が頭をよぎるかもしれませんが、一旦忘れて目の前の業務に集中しましょう。

 まとめ

 仕事を早く終わらせるコツ、お役に立ちましたでしょうか?

 本当なら早さに加えて質も求めたいところですが、経験が少ない人の場合は圧倒的な量をこなすことの方が重要な気がします。圧倒的な量をこなすうちに質も上がってくるものです。

 圧倒的な量をこなす時間を確保するためにも、この記事の仕事を早く終わらせるコツは役に立つと思います。

 実際に仕事を早く終わらせられなくても、仕事を早く終わらせるコツを意識して目の前の仕事に着手すれば、より効率的に仕事を終えることができるはずです。是非ともチャレンジしてみてください。