効率化

Excel業務の効率化について【ショートカットキー編】

 デジタル介護士 ぱんあた(Panda attack)です。

 前回はExcel業務の効率化について【概要編】の記事でした。

 Excelはどの職場においても、最初に使う可能性が高いソフトのため、基本操作においては問題なく使える方が多いと思いますが、中にはより早く効率的に操作したいと考える人もいるのではないでしょうか。

 今回はより早く効率的に操作したいと考える方に向けて、Excel業務の効率化の手段のショートカットキー編です。よろしくお願い致します。

 Excel業務の効率化の手段

 Excel業務の効率化には以下の手段があります。難易度が簡単な順番に記載します。

  1.  ショートカットキー
  2.  関数
  3.  マクロ
  4.  VBA

 それではショートカットキーの概要から説明します。

 ショートカットキーの概要

 Excel上で値のコピー&ペーストをするときにマウスを使っている方もいるのではないかと思います。

 実はコピー&ペーストやそのほかの様々なマウスで行う動作をキーボードのみで行えることをご存じでしょうか。

 Excel上で行う操作をキーボードのみで行える機能をショートカットキーと言います。

 ショートカットキーを使うと、入力操作のときにキーボードからマウスに持ち替えるわずらわしさから解放され、キーボードに専念でき効率よく作業を行うことができます。

 私の経験上、移動中の車内などでパソコンを使う際に、マウスを動かせない場合があるのですが、その時にショートカットキーを覚えていれば、不便さを感じることもなくパソコンの操作に集中することができます。

 ショートカットキーを多用できれば

 Excelの動作の大部分は、セルの移動、セルの選択、コマンド入力の繰り返しになります。

 セルの移動や選択に関しては、マウスを用いて移動や選択をしてもそれほど時間はかかりませんが、コマンド入力に関しては、画面上のツールバーからしたい作業を選択して実行するとなると、多少の時間のロスが生じるものです。

 ましてや、コピー&ペーストは比較的多い頻度で使うと思いますので、ひとつの動作が多少の時間のロスだとしても、気が付けば多くの時間のロスをしてしまうことになります。

 したがって、コマンド入力だけでもマウスを使わずにできれば、十分に作業の効率化に繋がるのです。

 使用頻度の多いショートカットキー

 使用頻度の多いショートカットキーは以下の通りです(※Windowsの場合です)。

  1.  Ctrl+C
  2.  Ctrl+X
  3.  Ctrl+V
  4.  Ctrl+A
  5.  Ctrl+S
  6.  Ctrl+F
  7.  Ctrl+H
  8.  Ctrl+Z
  9.  Ctrl+Y
  10.  Ctrl+B
  11.  Alt+PrtSc

 順番に説明をしていきます。

 

 ①Ctrl+C:コピー

 キーボードの左下に『Ctrl』と書かれたキーがあります。そのキーを押下した状態で『C』を押下すると、選択したセルの値をコピーします。

 なお、選択するセルは複数でもコピー可能です。『C』は『Copy』の『C』で覚えるといいと思います。

 ②Ctrl+X:切り取り

 『Ctrl』を押下した状態で『X』を押下すると、選択したセルの値を切り取ります。

 ①と同様に選択するセルは複数でもコピー可能です。

 ③Ctrl+V:ペースト

 『Ctrl』を押下した状態で『V』を押下すると、選択したセルにコピーまたは切り取った値をペーストします。

 もうひとつだけ補足します。

 『Ctrl』と『Alt』を押下した状態で『V』を押下すると、形式を選択してペーストすることが可能です。

 たとえば、罫線までコピーしたくない時は値のみペーストするように設定ができます。

 ④Ctrl+A:シート全体の選択

 『Ctrl』を押下した状態で『A』を押下すると、シート全体を選択することができます。

 『A』は『All』の『A』で覚えるといいと思います。

 ⑤Ctrl+S:上書き保存

 『Ctrl』を押下した状態で『S』を押下すると、ファイルを上書き保存します。

 『S』は『Save』の『S』で覚えるといいと思います。

 なお、『Ctrl』と『Shift』を押下した状態で『S』を押下すると、ファイルの名前を付けて保存します。

 個人的には、バックアップデータに上書き保存をしてしまったり、なにかとまずいこともあると思いますので、『Ctrl』と『Shift』を押下した状態で『S』を押下するように癖付けておくことをおすすめします。

 ⑥Ctrl+F:検索

 シート内、または、ブック全体から文字列を探したい時に、『Ctrl』を押下した状態で『F』を押下すると、検索のダイヤログボックスを表示することができます。

 『F』は『Find』の『F』で覚えるといいと思います。

 ⑦Ctrl+H:置換

 シート内、または、ブック全体から文字列を別の文字列に置き換えたい時に、『Ctrl』を押下した状態で『H』を押下すると、検索のダイヤログボックスを表示することができます。

 ⑧Ctrl+Z:動作を戻す

 『Ctrl』を押下した状態で『Z』を押下すると、ひとつ前の動作に戻ることができます。

 たとえば、誤ってセルの中の値を消してしまった場合、『Ctrl』を押下した状態で『Z』を押下すると、誤って消す前の状態に戻すことができます。

 ⑨Ctrl+Y:動作を進める

 『Ctrl』を押下した状態で『Y』を押下すると、ひとつ後の動作に進むことができます。

 たとえば、ひとつ前の状態に戻していた時に、やっぱり戻す前の値が正しかったので、ひとつ後に進めたいと思った時に、『Ctrl』を押下した状態で『Y』を押下すると、ひとつ後の動作に進むことができます。

 ⑩Ctrl+B:太文字

 『Ctrl』を押下した状態で『B』を押下すると、選択したセルの文字列を太文字にすることができます。

 なお、選択するセルは複数でもコピー可能です。『B』は『Bold』の『B』で覚えるといいと思います。

 ⑪Alt+PrtSc:スクリーンショット

 Excelの動作とは関係ありませんが、『Ctrl』を押下した状態で『PrtSc』を押下すると、選択したブラウザをスクリーンショットにすることができます。

 なお、これらの知識は以下の本から得られます。もしよければどうぞ。

 まとめ

 Excel業務の効率化について【ショートカットキー編】、お役に立ちましたでしょうか?

 今回はコマンド入力に関するショートカットキーを紹介しましたが、セルの移動、セルの選択においてもショートカットキーが存在します。

 それも併せて覚えれば、さらに効率よく業務を進められると思うのですが、最初はコマンド入力だけでも覚えてもらえればと思います。

 余談ですが、実はこのショートカットキーはWindowsのパソコンで有効な操作なので、Microsoftのoffice製品以外でも使えます。

 たとえば、検索サイトで気になるワードがあれば、そのワードをドラッグして、『Ctrl』を押下した状態で『C』を押下するとそのドラッグした範囲をコピーすることができます。

 そして、Excel内のセルを選択した状態で、『Ctrl』を押下した状態で『V』を押下すると、選択したセル内にその文字をコピーすることができます。

 ショートカットキーは汎用性も高い機能なので、ぜひとも使用していただきたいです。

 次回は、Excel業務の効率化について【関数編】です。

 よろしくお願いします。