効率化

Excel業務の効率化について【概要編】

 デジタル介護士 ぱんあた(Panda attack)です。

 みなさんは業務中にパソコンを使っていますでしょうか。

 職場の業務において日常的にパソコンを使っている方なら、Microsof社の表計算ソフトであるExcelをご存じであると思います。

 Excelはどの職場においても、最初に使う可能性が高いソフトのため、基本操作においては問題なく使える方が多いと思いますが、中にはより早く効率的に操作したいと考える人もいるのではないでしょうか。

 今回はより早く効率的に操作したいと考える方に向けてExcel操作を効率化させる方法について考えていきたいと思います。

 Excelを使う作業について

 そもそも、Excelを使うときはおそらくデータをまとめたり、資料を作成したりする目的で使用することが大部分であると思います。

 データまとめにしろ、資料作成にしろ、業務上欠かすことのできない仕事ではありますが、パソコンを使って結果や情報を見栄えよく伝えるための作業に過ぎず、仕事の中で価値のあるアウトプットを提供している時間かと言われれば少し違うような気がします。

 そのようなデータまとめや資料作成に時間をかけて残業をしてしまわないためにも、より早く効率的に操作ができるための方法を知っておくべきであると思います。

 効率的にExcelを使って、作業時間を短縮することができれば、空いた時間でさらに価値のあるアウトプットを提供するための時間を確保することができるばずです。

 Excel業務の効率化の手段

 Excel業務の効率化には以下の手段があります。難易度が簡単な順番に記載します。

  1.  ショートカットキー
  2.  関数
  3.  マクロ
  4.  VBA

 それでは順番に概要を説明します。

 ショートカットキー

 Excel上で値のコピー&ペーストをするときにマウスを使っている方もいらっしゃると思います。

 実はコピー&ペーストやそのほかの様々なマウスで行う動作をキーボードのみで行えることをご存じでしょうか。

 Excel上で行う操作をキーボードのみで行える機能をショートカットキーと言います。

 ショートカットキーを使うと、入力操作のときにキーボードからマウスに持ち替えるわずらわしさから解放され、キーボードに専念でき効率よく作業を行うことができます。

 私の経験上、移動中の車内などでパソコンを使う際に、マウスを動かせない場合があるのですが、その時にショートカットキーを覚えていれば、不便さを感じることもなくパソコンの操作に集中することができます。

 詳しくは、Excel業務の効率化について【ショートカットキー編】をご確認ください。

 関数

 関数とは、指定した範囲のセルを対象として、合算、平均、最大、最小などの値を導くための複雑な計算を1つの数式で簡潔に記述できるように登録された機能のことです。

 簡単な関数であれば、覚えるとすぐ使えるようになりますが、複雑な関数はやや学習が必要なので、ショートカットキーよりも難易度が高い機能と思います。

  詳しくは、Excel業務の効率化について【関数編】をご確認ください。

 マクロ

 ここから急に難易度が上がります。

 Excelには、手動で行った複数の手順を記録し、ボタン1つでその手順を実行することができるマクロという機能があります。

 マクロを用いると、 複雑なコンピュータの操作を自動化することが可能になり、作業効率と正確性を上げることができるようになります。

 なお、手動で行った複数の手順の記録に関しては、事項で記載するVBAと呼ばれるマクロ開発用のプログラミング言語で記録されます。

 詳しくは、Excel業務の効率化について【マクロ編】をご確認ください。

 VBA

 先ほど、手動で行った複数の手順を記録し、ボタン1つでその手順を実行することができる機能がマクロであり、その記録方法はVBAと呼ばれるマクロ開発用のプログラミング言語で記録されると説明しました。

 そこからもう少しだけ踏み込んで、今度はマクロにて記録した手動で行った複数の手順を繰り返したり、条件によっては別で記録した手順を繰り返したいような場合もあると思います。

 そのような場合において、VBAと呼ばれるマクロ開発用のプログラミング言語を直接書き換えることで、マクロ機能よりも複雑なコンピュータの操作を自動化することが可能になります。

 詳しくは、Excel業務の効率化について【VBA編】をご確認ください。

 また、私はこの知識を以下の本から得ました。もしよければどうそ。

 まとめ

 Excel業務の効率化について【概要編】でしたが、お役に立ちましたでしょうか?

 次回はそれぞれの効率化の手段についてひとつずつ掘り下げていきたいと思います。