効率化

Excel業務の効率化について【関数編】

 デジタル介護士 ぱんあた(Panda attack)です。

 

 前回はExcel業務の効率化について【ショートカットキー編】の記事でした。

 Excelはどの職場においても、最初に使う可能性が高いソフトのため、基本操作においては問題なく使える方が多いと思いますが、中にはより早く効率的に操作したいと考える人もいるのではないでしょうか。

 今回はより早く効率的に操作したいと考える方に向けて、Excel業務の効率化の手段の関数編です。よろしくお願い致します。

 Excel業務の効率化の手段

 Excel業務の効率化には以下の手段があります。難易度が簡単な順番に記載します。

  1.  ショートカットキー
  2.  関数
  3.  マクロ
  4.  VBA

 それでは関数の概要から説明します。

 関数の概要

 関数とは、指定した範囲のセルを対象として、合算、平均、最大、最小などの値を導くための複雑な計算を1つの数式で簡潔に記述できるように登録された機能のことです。

 簡単な関数であれば、覚えるとすぐ使えるようになりますが、複雑な関数はやや学習が必要なので、ショートカットキーよりも難易度が高い機能と思います。

 関数を使用することにより、手作業とは比較にならないほどの速さと正確性であらゆる計算を処理することが可能になります。

 とはいえ、Excelには多くの関数があるので、そのすべてを覚えることは難しいと思います。まずは、一般的に使用頻度の高い関数を習得して、それらを使えるようになれば、自身の業務において必要な関数を習得するべきです。

 一般的に使用頻度の高い関数

 一般的に使用頻度の高い関数を以下に挙げておきます。

  1.  SUM関数:指定したセル範囲の合計を求める
  2.  MAX関数:指定したセル範囲の最大値を求める
  3.  MIN関数:指定したセル範囲の最小値を求める
  4.  AVERAGE関数:指定したセル範囲の平均値を求める
  5.  IF関数:条件に応じてセルに表示する値を切り替える
  6.  COUNTIF関数:条件当てはまるセルの数を数える
  7.  SUBTOTAL関数:指定したセル範囲に対して指定した集計方法で求める
  8.  VLOOKUP関数:テーブル内または範囲内の項目を行ごとに検索
  9.  CONCATENATE関数:文字列を繋げる

 それでは順番に説明をしていきます。

 

 SUM関数:指定したセル範囲の合計を求める

 SUM関数の数式は以下の通りです。

 =SUM(範囲内の最初のセル:最後のセル)

 この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

 

※SUM関数入力中

Enterキーを押下すると、

※SUM関数入力後

 これで、セルC2からC11の合計を求めることができました。

 MAX関数:指定したセル範囲の最大値を求める

 MAX関数の数式は以下の通りです。

 =MAX(範囲内の最初のセル:最後のセル)

 この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※MAX関数入力中

Enterキーを押下すると、

※MAX関数入力後

 これで、セルC2からC11の最大値を求めることができました。

 MIN関数:指定したセル範囲の最小値を求める

 MIN関数の数式は以下の通りです。

 =MIN(範囲内の最初のセル:最後のセル)

 この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※MIN関数入力中

 Enterキーを押下すると、

※MIN関数入力後

 これで、セルC2からC11の最小値を求めることができました。

 AVERAGE関数:指定したセル範囲の平均値を求める

 

 AVERAGE関数の数式は以下の通りです。

 =AVERAGE(範囲内の最初のセル:最後のセル)

 この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※AVERAGE関数入力中

 Enterキーを押下すると、

※AVERAGE関数入力後

 これで、セルC2からC11の平均値を求めることができました。

 IF関数:条件に応じてセルに表示する値を切り替える

 IF関数の数式は以下の通りです。

 =IF( 条件式 , 条件を満たす場合の表示 , 条件を満たさない場合の表示 )

 以下に条件を満たす場合の表示を出力1条件を満たさない場合の表示を出力2としてイメージ図を書いておきます。

※IF関数の条件分岐のイメージ

 この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※IF関数で使用する表

上の表のセルC2にIF関数を入れてみます。

※IF関数入力中

 この数式はセルB2の文字列が『ぱんだ』の場合セルC2に『シャンシャン』と出力する、それ以外の文字列の場合セルC2に『ブラウン』と出力する数式になります。

 Enterキーを押下すると、

※IF関数入力後

 セルC2に『シャンシャン』が出力されます。

 同様に、セルB3の文字列が『ぱんだ』の場合セルC3に『シャンシャン』と出力する、それ以外の文字列の場合セルC3に『ブラウン』と出力する数式を入力すると、

※IF関数入力中

※IF関数入力後

 セルC3に『ブラウン』が出力されます。

 COUNTIF関数:条件当てはまるセルの数を数える

 COUNTIF関数の数式は以下の通りです。

 =COUNTIF(範囲内の最初のセル:最後のセル,検索条件のセル)

 この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※COUNTIF関数入力中

 この数式はセルB2からセルE5までの範囲で文字列が『ぱんだ』であるセルの数をカウントするようにしています。

 Enterキーを押下すると、

※COUNTIF関数入力後

 セルH4にセルB2からセルE5内の文字列『ぱんだ』が11個カウントされました。

 引き続き、文字列『くま』もカウントするようにすると、

※COUNTIF関数入力中

※COUNTIF関数入力後

 セルH5にセルB2からセルE5内の文字列『くま』が5個カウントされました。

 SUBTOTAL関数:指定したセル範囲に対して指定した集計方法で求める

 SUBTOTAL関数の数式は以下の通りです。

 =SUBTOTAL(集計方法,範囲内の最初のセル:最後のセル)

 まず、集計に使用する方法を1~11の番号で指定します。たとえば、集計方法が1なら、次に入力する範囲内の最初のセルから最後のセルの平均値を求めるようになります。

 この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※SUBTOTAL関数入力中

 Enterキーを押下すると、

※SUBTOTAL関数入力後

 セルC2からセルC11の平均値がセルC12に出力されました。

 なお、集計方法には、1=平均値の他に、2=数値の個数、3=データの個数、4=最大値、5=最小値など、11までそれぞれ指定されています。

 VLOOKUP関数:テーブル内または範囲内の項目を行ごとに検索

 VLOOKUP関数の数式は以下の通りです。

 =VLOOKUP(検索する値, 検索の範囲, 列番号, [検索の型])

 引数が4つもあるのでひとつずつ説明していきます。

 最初の検索する値は、検索したい値またはセルを指定しましょう。

 2番目の検索の範囲は、最初の検索する値の検索範囲の指定をします。

 3番目の列番号は2番目に指定した検索の範囲の左から数えた列の番号の指定をします。

 4番目の検索の型は、1番目の検索する値と一致するデータが見つからなかった場合に、どのような対応をするのかを決める引数です。

 完全一致のデータのみ検索するFALSEと、一番近いデータを検索するTRUEの2種類があります。

 では、この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※VLOOKUP関数入力中

 セルB8をセルB2からE11の範囲で検索し、完全一致したら検索範囲の2列目を出力するように入力しています。この状態でEnterキーを押下すると、

※VLOOKUP関数入力後

 文字列『7』をセルB2からE11の範囲で検索し、完全一致したので、検索範囲の2列目の文字列『トウヒン』を出力しました。

 CONCATENATE関数:文字列を繋げる

 CONCATENATE関数の数式は以下の通りです。

 =CONCATENATE(セル, セル…)

 CONCATENATE関数は指定したセルの文字列を繋げることができます。

 では、この数式に従ってセル内に入力してみましょう。

※CONCATENATE関数入力中

 Enterキーを押下すると、

※CONCATENATE関数入力後

 セルB2、セルC2、セルD2の文字列を繋げて、『シャンシャンはぱんだ』を出力しました。

 私は以下の本からこの知識を得ることができました。よろしければどうぞ。

 まとめ

 Excel業務の効率化について【関数編】、お役に立ちましたでしょうか?

 次回は、Excel業務の効率化について【マクロ編】です。

 よろしくお願いします。